Les réseaux sociaux d’entreprise

Bonjour les Pandas,

 

Aujourd’hui, nous allons faire un focus sur les réseaux sociaux entrepris qui prennent une place de plus en plus importante dans les sociétés françaises et dans le monde grâce aux nombreuses offres d’outils collaboratifs.

 

Définition

Un réseau social d’entreprise ou enterprise social network en anglais (RSE ou ESN) désigne des outils informatiques qui vont faciliter la collaboration, la centralisation et le partage des informations au sein d’une entreprise en interne et éventuellement aux partenaires (fournisseurs, clients…).

Les salariés d’une entreprise vont pouvoir former des communautés ou des groupes à des fins professionnelles pour collaborer sur des projets, partager de la veille technologique ou aider les autres collaborateurs par système de postes (message à destination du groupe ou de l’entreprise).

Dans un réseau d’entreprise, on retrouve souvent ces deux notions :

  • Le profil de la personne : fiche qui permet d’avoir une vision consolidée de la personne (nom, prénom, poste, hobbies)
  • Le mur d’activités (comme Facebook) : permet d’avoir une vue sur les nouveautés de l’activité du réseau

 

Usage des RSE

Les salariés connaissent très peu ces outils et leurs usages en général. Ce type d’outils est mis en place à la demande de la hiérarchie. On va retrouver deux grandes familles de réseau social d’entreprise qui vont avoir des usages différents. L’une est à visée collaborative pour la gestion des projets et l’autre sert à la communication dans l’esprit d’un Facebook. Malgré leur usage différent, ils vont pouvoir répondre aux divers usages et besoins de l’entreprise. 

Vous pouvez utiliser cet outil pour créer des espaces de discussions privés ou publics, où les personnes peuvent inviter des collaborateurs. Elles vont pouvoir également s’abonner aux différentes discussions ou groupes pour être notifiées lors de l’ajout de contenu.

Cette plate-forme permet de connaitre mieux les collaborateurs au sein d’une entreprise en renseignant le profil utilisateur. Généralement, vous pourrez mettre une photo, une adresse, votre profession et un lien vers vos réseaux sociaux comme LinkedIn.

L’usage numéro 1 est la collaboration avec le partage de connaissances sur une technologie ou un savoir-faire dans l’optique de la transmission de compétences.

La plate-forme peut aider également les ressources humaines pour faire de la communication, en créant des liens entre les collaborateurs en annonçant par exemple leur anniversaire. Les autres collaborateurs peuvent réagir en mettant un commentaire pour souhaiter un bon anniversaire ou mettre un « J’aime » en retour sur cette même discussion.

 

Points positifs

Nous allons aborder les points positifs que cet outil peut apporter aux différentes entreprises (comme le secteur de la finance, du management, des ressources humaines…) et aux utilisateurs de tous bords.

Comme nous avons pu le voir en début d’article, il est indéniable que cet outil va permettre d’augmenter la communication entre salariés et également entre salariés et hiérarchie. En effet, il va faciliter la communication inter-service pour la collaboration sur un même projet.

Différentes études ont remarqué que le nombre d’e-mails envoyés a diminué lors de l’utilisation d’un réseau social d’entreprise. Les personnes ont plus tendance à demander de l’aide sur ces outils ou à partager de l’information via ses nouveaux canaux en délaissant l’e-mail pour la communication externe avec leurs clients ou prestataires.

On peut noter l’augmentation de la fédération d’équipes travaillant sur un même projet et également la création de liens au sein de la même organisation. Ceci est dû à la participation des utilisateurs, qui aide les autres personnes et le message de la hiérarchie.

Enfin, le RSE va permettre d’augmenter la productivité des salariés en favorisant le partage des connaissances. Le salarié ne perd plus de temps, il sera capable en quelques clics de partager l’information très facilement.

 

Points négatifs

On peut trouver des points négatifs à ces solutions également.

La première erreur la plus récurrente que font les entreprises est de croire que leurs collaborateurs vont reproduire les mêmes comportements qu’ils ont avec leurs réseaux sociaux publics, ce qui est totalement faux. En effet, au début, ils vont avoir peur de commencer des conversations dues à l’historisation de celle-ci. Pour éviter cette erreur, nous vous conseillons de créer une charte d’utilisation acceptée par tous.

Un des autres problèmes est le manque d’adhésion des salariés pour utiliser un réseau social d’entreprise. Certains entre eux vont trouver cela inutile et y voient une charge de travail supplémentaire. Pour éviter ce genre de comportement, lors du projet d’installation, il faudra prévoir de la conduite au changement et de la communication pour qu’ils comprennent les points positifs de la mise en place de cette plate-forme.

Le manque de gouvernance dans ce genre de projet peut être fatal. Ces outils sont généralement très ouverts et vos utilisateurs peuvent faire « tout ce qu’ils veulent ». Certains d’entre eux créent des nombreux groupes, ce qui va polluer votre environnement (en majorité des groupes qui seront peu utilisés) et d’autre vont être perdus sur l’utilisation du produit à cause des nombreuses possibilités et outils mis à disposition. Pour cela nous vous conseillons de mettre en place un chef de projet et des personnes référentes, pour que vos collaborateurs puissent avoir des réponses à leurs interrogations.

 

La confidentialité dans un réseau d’entreprise

Dans ce genre de réseau, la sécurité des informations et la confidentialité des données de l’entreprise sont garanties. L’accès est basé sur l’authentification et la vérification des membres du réseau. Il est souvent lié à du chiffrement de bout en bout à l’aide de certificats et du protocole HTTPS.

Vous devez garder en tête l’avis du 12 juin 2009 de la CNIL européenne sur les règles qui sont applicables à ces réseaux :

  • Mettre en place des mesures de protection des mineurs
  • Définir des paramètres limitant la diffusion des données vers l’extérieur
  • Supprimer les comptes inactifs dans le réseau social

Dans ce cadre juridique réglementé, vous devez être transparents et donner toutes les informations au comité d’entreprise et au CHSCT, en leur permettant de consulter l’outil. L’entreprise doit également communiquer à l’inspection du travail le règlement de l’outil pour vérifier sa conformité avec le Code du travail.

 

Les chiffres sur le RSE

Les réseaux sociaux sont de plus en plus présents au sein des entreprises. Ils le sont aussi dans la communication interne des structures, car la tendance est aux outils collaboratifs.

Pour information, 80 % des entreprises du CAC 40 ont mis en place un réseau social d’entreprise, dont 75 % d’entre elles un réseau social transverse à l’ensemble du groupe, et accessible à l’ensemble des collaborateurs.

Ci-dessous, voici une étude effectuée par Lecko en 2016 sur l’usage du réseau social d’entreprise par les managers.  On remarque que déjà plus la moitié des grandes entreprises possèdent cet outil dans leur organisation. Dans ces entreprises, seuls 25 % des managers utilisent quotidiennement le RSE.

Réseaux-sociaux-dentreprise-Lecko-2016

Les RSE sur le marché

  • Workplace : C’est un outil édité par Facebook. Cette plateforme est à destination des professionnels. Elle garde la même interface que son cousin (Facebook), ce qui lui confère un aspect familier et le rend accessible aux utilisateurs.
  • Yammer est un réseau social d’entreprise édité par Microsoft. Son interface ressemble grandement à l’interface de Facebook. Cet outil à l’avantage de s’intégrer à la suite Office 365. 
  • Jamespot est un outil qui vise à augmenter la productivité des entreprises et qui va favoriser la communication.
  • BlueKiwi : il va permettre à vos collaborateurs, clients ou partenaires d’avoir accès à des outils de collaboration pour créer un intranet social qui correspondra à vos besoins.
  • Mushin : cet outil va se focaliser sur la collaboration dite visuelle. Il a été créé pour le partage de contenu visuel. Ce réseau social d’entreprise est conseillé aux milieux du graphisme, design ou stylisme par exemple.

Le mot de la fin du Panda

Les réseaux sociaux d’entreprise ne sont pas nouveaux, mais connaissent un boom à notre époque. En effet, le RSE de Microsoft Yammer existe depuis près de 15 ans. Comme nous l’avons vu dans l’article, cette plateforme est utilisée par toute l’organisation. Lors de la mise en place de cet outil, il ne faudra pas oublier que si vous n’arrivez pas à obtenir l’adhésion de vos collaborateurs, le réseau social d’entreprise ne servira à rien. Gardez en mémoire qu’un bon RSE permet :

  • De favoriser votre communication en interne
  • La collaboration entre (différents) services
  • Partager et mettre en commun la connaissance de tous vos collaborateurs
  • Créer du lien dans l’entreprise
  • Gagner en productivité

Sources :

https://fr.wikipedia.org/wiki/R%C3%A9seau_social_d%27entreprise

http://www.guidescomparatifs.com/themes/poste-de-travail/cahier-des-charges-travail-collaboratif-reseaux-sociaux-entreprise/?gclid=CjwKCAjw1ZbaBRBUEiwA4VQCIfIrNj0NLj8fTeq3smHfLEEXPRv7vvHLuNlTNbBANcMIj_OBjazmHBoCnNsQAvD_BwE

https://www.journalducm.com/2017/05/09/reseau-social-dentreprise-16279/#

 https://www.latribune.fr/technos-medias/pourquoi-les-reseaux-sociaux-d-entreprise-ne-marchent-pas-759450.html

http://blog.sociallymap.com/avantages-inconvenients-reseau-social-entreprise/

http://www.dynamique-mag.com/article/outil-communication-reseau-social-entreprise.10153

https://www.1min30.com/dictionnaire-du-web/reseau-social-entreprise