Créer un flux d’approbation avec relance de l’approbateur avec Flow

Bonjour les Pandas,

Aujourd’hui, nous allons apprendre à construire un flux (ou workflow en anglais) d’approbation. Bambou sur le gâteau, nous allons rajouter une relance de l’approbateur, s’il n’approuve pas la demande dans les délais impartis.

N’hésitez pas à regarder la vidéo de ce tuto.

Les prérequis

  • Avoir en votre possession une licence Microsoft Flow. Elle est comprise dans les plans E3 et E5 ou peut s’acquérir en Stand alone.
  • Avoir des accès en modification (collaboration) sur une liste SharePoint au minimum.
  • Une boîte de messagerie pour recevoir les demandes d’approbations. 

Création de la liste SharePoint

Pour cela, vous devez être administrateur de votre collection de sites pour pouvoir ajouter une nouvelle liste.

Cliquer sur ” Paramètres ” (la petite roue crantée) puis sur ” Contenus du site “.

Paramètre sharepoint pour aller dans le contenu du site

Cliquez sur ” Nouveau “, puis sur ” Liste “.

ajout d'une liste dans SharePoint

Pour créer une colonne, cliquez sur « + » et choisissez le type de la colonne.

Pour notre exemple, vous devez créer les colonnes suivantes :

  • description (ligne de texte)
  • tarif (Nombre)
  • approuver (oui/non)
  • commentaire (ligne de texte)
Création d'une colonne dans SharePoint

Création du flux

Une fois notre liste SharePoint créée, nous pouvons nous connecter à Microsoft Flow. Allez sur la page Office 365 ou sur le site de flow, puis connectez-vous à l’outil.

 

Explication du flux

Ce flux permet de faire valider sa note de frais depuis une liste SharePoint par un responsable.

Voici les étapes de ce flux :

1) on déclenche le flux lorsqu’un nouvel événement de la liste est créé.

2) on initialise une variable à ” Non “. Cette variable va nous permettre de faire notre boucle pour relancer l’approbateur.

3) on crée une parallèle.

3.1.1) on crée une boucle « jusqu’à », avec la condition si la variable (2) est égale à vrai. Si la condition n’est pas atteinte, on exécute les actions suivantes :

  • on attend 2 jours
  • on envoie un e-mail de relance

3.2.1) on lance l’approbation, envoi d’une notification sur la plateforme Flow et par e-mail à l’approbateur.

3.2.2) on met la variable à ” Vrai “. Ce qui permet de terminer la boucle de l’étape 3.1.1.

3.2.3) on vérifie la condition suivante : réponse de l’approbateur est égale à ” Approuver “.

  • Si oui, on met à jour la liste SharePoint : on met la colonne approuver à « Oui » et le commentaire de l’approbateur
  • sinon on met à jour la lise SharePoint : la colonne approuvée à « Non » et le commentaire de l’approbateur.

On aurait pu ajouter l’envoi d’un courrier électronique au demandeur pour l’avertir de la réponse de l’approbateur.

Voici à quoi ressemble le flux dans son intégralité :

Flux d’approbation avec relance de l’approbateur

Mise en place

L’info du Panda :

Pour une approbation, vous pouvez utiliser deux types d’action :

  • l’action Start approval
  • message avec groupe Option

La première action est une action qui est intégrée dans le processus de flow. Il permet également de créer très rapidement un flux d’approbation. Lors d’une approbation, vous recevrez un e-mail pour approuver ou non la demande. Mais vous pourrez également gérer ces demandes sur la page web flow. L’approbateur aura également la possibilité de mettre un commentaire.

Quand à la deuxième action, il permet d’envoyer un e-mail avec des liens cliquables, qui sera renvoyé à flow. Ces liens cliquables peuvent être nommés comme bon vous semble. Mais avec cette méthode, vous perdez la possibilité de mettre un commentaire et le suivi des demandes sur la plateforme de flow.